Hvorfor skifte ERP-system?
Mange virksomheder bruger et ERP-system, der ikke er designet til dagens arbejdsprocesser, som stiller langt højere krav til vækst, innovation, operationel smidighed, robusthed og effektivitet.
Et moderne ERP-system muliggør smidig og effektiv informations- og procesflow og frigør både tid og ressourcer for virksomheden. Derfor bør alle virksomheder regelmæssigt evaluere deres ERP-system.
Overgangen til nyt ERP-system, skridt for skridt
Hvis din virksomhed planlægger at flytte én eller flere processer til skyen, er der flere elementer, du bør overveje. I denne guide finder I et godt overblik over, hvad en overgang til skyen faktisk indebærer, både før og under projektet.
1. Planlægning
Planlægning er den vigtigste del af projektet, fordi det er her, du definerer virksomhedens behov, og hvad I ønsker at opnå med et nyt ERP-system. Hvis I gør et grundigt stykke arbejde her, bliver det meget nemmere at finde leverandører og løsninger, der bedst muligt kan opfylde jeres behov.
For nogle vil den rigtige vej være at sende projektet i udbud for at indsamle mest mulig information fra flere udbydere. Andre tager direkte kontakt med leverandører, de kender til eller har hørt om. Hvis I ikke har denne kompetence internt, kan det være nyttigt at tale med et konsulentfirma, der kan hjælpe jer med at definere projektet.
Uanset hvordan I går frem i denne del af projektet, anbefaler vi, at I tager jer god tid og taler med flere udbydere, så I får et klart billede af, hvilke muligheder der findes på markedet. Mange springer direkte til den første leverandør, og da er der større chance for ikke at ramme plet
1.1 Definer projektet
Start med at definere, hvad målet med at skifte ERP-system skal være. Her ser vi, at mange desværre fokuserer for meget på funktioner og dermed viderefører gamle arbejdsmetoder og processer ind i en ny verden. Husk, at de fleste skyløsninger har et andet DNA end lokalt installerede løsninger. Derfor er det vigtigt, at I hæver blikket for at se, hvilke nye muligheder skyen kan give jer. At flytte til skyen betyder ikke blot at kopiere lokale processer ind i en ny verden. For at få mest muligt ud af ny teknologi, skal alle i virksomheden være i stand til at arbejde anderledes og være åbne for nye arbejdsprocesser.
Et ERP-projekt er en god mulighed for at automatisere helheden og ikke mindst forstå, hvordan jeres systemlandskab hænger sammen. Et nyt ERP-system vil sjældent dække alle behov og processer. Det betyder, at selvom I flytter til skyen, vil det stadig kræve, at I har gode integrationer til eksempelvis branchespecifikke systemer, som jeres virksomhed har brug for. For at eliminere manuelle processer er det derfor vigtigt at vælge et ERP-system, der kan integreres med andre systemer, så I slipper for at flytte data mellem dem.
1.2 Ressourcer og tidslinje
Ud over at definere mål skal I også definere, hvilke processer der skal dækkes, budgettet for projektet og hvilke ressourcer der skal involveres. Ledelsen bør involvere nøglepersoner i virksomheden, som skal fungere som projektleder og projektmedlemmer, så alle er enige om de mål og behov, der skal dækkes. Derudover er det nyttigt at opstille en tidslinje for hele projektet med vigtige milepæle, der sikrer, at projektet får en god fremdrift. Alt dette vil bidrage til at forenkle dialogen, I skal have med potentielle leverandører.
1.3 Mål og delmål
Fastlæg klare og målbare mål for, hvad I ønsker at opnå med projektet – både overordnet og ved delmål. Det overordnede mål kan for eksempel være, at I ønsker at øge salget uden at ansætte flere sælgere, øge præcisionen i plukning på lageret uden at udvide lagerstaben, eller at tiden til håndtering af indkommende fakturaer skal reduceres med et vist antal procent. Disse mål er vigtige at kommunikere internt, så alle er enige om, hvorfor virksomheden skal skifte systemer, og ikke mindst hvorfor der vil ske ændringer i arbejdsprocesserne. Dette vil også være succeskriterier, som leverandøren kan bruge til at måle, om projektet er en succes.
2. Valg af partner
De fleste leverandører af ERP-systemer til større og mere komplekse virksomheder har normalt en salgsmodel, hvor løsningerne sælges, leveres og supporteres af en partner. Disse partnere er eksperter på forskellige leverandørers løsninger og har ofte erfaring og omfattende branchekendskab inden for forskellige segmenter. De vil være en vigtig sparringspartner for dig, som overvejer en leverandørs tjenester.
Typisk vil en partner sætte sig ned sammen med jer og på baggrund af det interne arbejde omkring mål og behov komme med et løsningsforslag. De vil give jer gode råd om, hvordan I sammen med dem kan nå de forskellige succeskriterier. Baseret på samtaler og workshops vil de komme med det optimale løsningsforslag, hvor de blandt andet afklarer funktionalitet, konfiguration, rapporter, integrationer, dashboards, tilpasninger, omkostningsstruktur og en komplet tidslinje for arbejdsmetodik, oplæring og udrulning.
Hvordan vælger du den rigtige partner?
Dette bør du overveje, når du vælger en partner:
- Tal med flere partnere på markedet, før du beslutter dig
- Vælg en partner, der har god viden om det system, de leverer
- Vælg en partner, der forstår dine behov og kender din branche
- Sørg for at vælge en partner, der har projektforståelse
- Vælg en partner, du har god kemi med
At skifte system vil altid kræve en del indsats, vilje, tid og ressourcer, og det er derfor vigtigt at vælge en partner, du stoler på, kan kommunikere åbent med og samarbejde godt med.
3. Implementering
Når I har valgt en systemleverandør og en partner, begynder den virkelig spændende og udfordrende del af projektet. Alle de planer og mål, I har lagt, skal føre til virkelighed. Selv om forskellige leverandører og partnere opererer med forskellige metoder for at nå målet, er der ofte en del ligheder i det, der venter i denne fase. uanset hvad, er det vigtigt, at ikke kun projektmedlemmerne, men også I som organisation er involveret, så I kan verificere, at udførelsen er i overensstemmelse med planen og det, I blev enige om omkring tidsforbrug og opgaver.
En stor fordel ved implementering af ERP i skyen er, at alle opgaver, som du har i en lokalt installeret software, såsom hardware, installation, patching, og store projekter med kodning for at tilpasse tjenesterne, er væk.
Hvad sker dermed gamle data?
Alle virksomheder, store som små, har et sæt data, de ønsker at importere ind i den nye løsning, for eksempel grunddata som kunder, leverandører og varekartotek. Hvis I har brugt den eksisterende løsning længe, er der mange data, der bør ryddes op i, før de eksporteres og flyttes til den nye løsning. For at spare tid og penge anbefaler vi, at du som kunde er involveret i arbejdet med at rydde op i data, der ikke skal med videre.
Hvor lang tid arbejdet med at flytte data tager, afhænger af, hvor mange data der flyttes, og hvor komplekse de er. Ofte har skyløsninger en helt anden grundstruktur, så det er ikke bare at flytte mange års regnskabsdata fra jordbaserede løsninger over. Skifter du fra et system til et andet fra samme leverandør, vil leverandøren i de fleste tilfælde sørge for, at du får adgang til regnskabet og alle andre data, der ikke flyttes, via en opslagslicens eller i en rapporteringsløsning. Din partner vil være behjælpelig med at tage udgående saldo fra den gamle løsning og lægge det ind som indgående saldo i skyløsningen.
Ved siden af at rydde op i data er dette en gylden mulighed for at strukturere data på ny, for eksempel hvordan kontoplaner og omkostningsbærere skal opbygges. Et tip er at tænke på, hvilken data I ønsker at få ud af løsningen – at I har rapporteret på en bestemt måde tidligere, betyder ikke nødvendigvis, at det er den rigtige måde at rapportere på fremover.
Læs mere: Sådan er overgangen til Visma Net
Konfigureringer/Tilpasninger
En vigtig styrke ved en skyløsning fra Visma er, at vi i Visma sørger for, at alle kunder altid er på den nyeste version, inklusiv sikkerhed, opgraderinger og opdateringer. Det betyder, at du kommer hurtigere i gang med standardiserede processer og arbejdsflow, som er gennemtestede, og vil spare dig både tid og penge i forbindelse med forvaltningen af dine systemer.
Hvad er public cloud (offentlig sky)?
Public Cloud (offentlig sky) er en skyplatform med skylagring hos en tredjepartsleverandør, f.eks. i Microsofts datacenter i Irland. Offentlige skyer sparer virksomheden for omkostninger i forbindelse med køb, administration og vedligeholdelse af lokale servere. Flere og flere virksomheder søger efter standardiserede løsninger for at minimere omkostningerne ved forvaltning af deres løsninger, når de skal til skyen.
Selvom skyen har en mindre grad af skræddersyning end traditionel lokalt installeret software, har du stadig mulighed for at tilpasse og konfigurere løsningerne, så den fungerer bedst for dig. Dette kan være alt fra, hvordan en godkendelsesflow skal være, hvilke dashboards der skal møde dig, når du logger ind på systemet, eller hvilke processer der skal automatiseres.
Integrationer og udvidelser
Et ERP-system kan sjældent dække alle arbejdsprocesser og funktioner, der er nødvendige for den daglige drift. Løsningen er at integrere andre systemer med ERP-systemet. Integrationer er en af de vigtigste faktorer for at eliminere dobbeltarbejde eller forskelle i dataene. For nogle er det vigtigt med integration med deres netbutik. For andre kan det være et produktionssystem eller en butikskasse. Eller måske er det en kombination af alle disse, der skal til for at have en effektiv arbejdsproces.
Derfor bør du bruge tid på at finde ud af, om de systemer, du har i dag, kan integreres, eller om der findes andre tilsvarende løsninger, der måske vil fungere bedre for dig. Uanset hvad er det vigtigt, at du vælger et ERP-system, der vil fungere som en grundmur, der kan kobles til andre løsninger. De fleste partnere har lang erfaring med at sammenføje forskellige løsninger, så det fungerer optimalt og sømløst for dig som bruger. Med fremkomsten af skyen ser vi, at flere og flere aktører tilbyder standardiserede integrationer med de store ERP-systemer på markedet – dette vil reducere projekt tiden betydeligt for dig som kunde.
Definér gerne rapporteringsbehovet ud fra:
- Hvilke rapporter skal distribueres på bestemte intervaller?
- Hvilke rapporter bør være i realtid for at tage temperaturen på virksomheden hver dag? Disse kan med fordel være dashboards, der præsenterer data på en enklere og mere forståelig måde.
Rapportering
Korrekte og pålidelige data er grundlaget for at træffe de rigtige beslutninger i virksomheden. Når du automatiserer de finansielle processer i virksomheden og har gode integrationer med de andre systemer, I bruger, vil du øge muligheden for at få korrekte data meget hurtigere.
For at komme i gang med rapporteringen skal du først definere, hvilke målekriterier der er vigtige for virksomheden, og derefter vælge et rapporteringsværktøj, der kan understøtte dette. Mange ERP-leverandører tilbyder mange muligheder, når det kommer til rapportering. Du kan enten bruge de standardiserede rapporter, der følger med, eller bygge dine egne. Vores erfaring er, at de fleste ønsker at lave nogle tilpasninger i, hvad rapporterne skal indeholde, eller hvordan de skal se ud.
Læs mere: Rapportering i Visma Net
Verificere
Når du har sat systemet op, som du ønsker, er det tid til at teste løsningen. Mange opretter et demomiljø til denne fase, hvor I kan teste, om tingene fungerer, som I ønsker, og som I har aftalt med partner/leverandør. Det er især vigtigt at kontrollere, om integrationerne fungerer, som de skal, samt kvaliteten af de importerede data, om arbejdsflyt er korrekt sat op, brugertilgange/bruggrupper er korrekte, og ikke mindst om I får de rapporter/dashboards, som I ønsker. Hvis der er behov for justeringer, meldes dette tilbage til partneren, så de kan foretage de nødvendige ændringer, før I tester det igen.
4. Udrulning og oplæring
Udrulning
Tillykke! Nu har I gennemgået en relativt krævende proces. Nu mangler det bare at rulle løsningen ud til alle relevante brugere.
Start gerne med at fejre, at den første milepæl er opnået. Hvad med for eksempel at lancere den nye løsning med pomp og pragt? Dette kan bidrage til at skabe en positiv energi og sørge for, at alle medarbejdere føler sig involveret og engageret i, hvordan den nye løsning skal hjælpe jer med at nå virksomhedens mål.
Det er udfordrende at skifte interne løsninger, og mange af udfordringerne er knyttet til ændringer i arbejdsrutiner. Det er derfor en god idé at involvere medarbejderne fra starten; involvering og forståelse for hvorfor i den tidlige fase er det bedste fundament for engagement og vilje, når alle medarbejdere skal ombord. I kan for eksempel bruge dem, der har været involveret i projektets gennemførelse, til at skabe engagement hos resten af virksomheden. Det er også vigtigt, at der afsættes god tid til oplæring af medarbejderne, så de både ved, hvordan de skal bruge løsningen, og hvilke fordele de og virksomheden får ud af ændringerne.
Oplæring
Oplæring fungerer som regel anderledes hos en skyleverandør end i lokalt installeret software – med for eksempel større grad af vejledning inde i selve løsningen (in-app guiding). Vores erfaring er, at en kombination af klasseundervisning, brug af interaktiv træning og in-app guider er effektiv – men dette afhænger af, hvilke roller og funktioner brugeren skal have i den nye løsning.
Fordelen med skyløsninger er, at de er bygget således, at de har forskellige grænseflader for forskellige brugere og opgaver. På denne måde sikrer vi, at brugeren hele tiden arbejder i en optimal grænseflade for at løse sin opgave. Ikke mindst sikrer vi, at de "enkle" brugere slipper for at navigere ind i områder, der måske er mere tilpasset til en mere avanceret bruger. Dette betyder, at nogle enkle arbejdsprocesser, som for eksempel godkendelse af fakturaer, ansøgning om ferie eller udfyldelse af udlæg eller rejseafregning, har en ganske lav tærskel for at lære. Her findes der gode guider i løsningen og oplæringsvideoer, som brugeren kan benytte sig af straks, de har fået deres brugernavn og adgangskode. For andre rutiner som afskrivning af anlægsaktiver, lukning af regnskabsperioder eller håndtering af afgifter kan brugeren få en dybere oplæring i tillæg til at få adgang til guider i løsningen og vores brugerfora.
For at sikre, at denne fase går godt, er det vigtigt, at virksomheden er involveret og engageret. Opsæt rutiner og frister, som de ansatte skal forholde sig til. Din partner kan bistå godt her og vil give gode råd til, hvordan mange andre kunder har løst opgaven.
5. Kontinuerlig forbedring
Som de fleste løsninger, men måske endnu vigtigere i skyen, ønsker I at forbedre løsningen baseret på nye behov eller udviklinger i løsningen. Måske får I behov for flere integrationer eller ønsker at tage andre dele af løsningen i brug, som ikke var en del af den oprindelige problemstilling?
Leverandørerne sørger for, at du hele tiden er på den nyeste version – på den måde kan du være sikker på, at du altid er opdateret på myndighedskrav og reguleringer, og ikke mindst har kontinuerlig adgang til alle nye funktioner og forbedringer.
Som kunde bør du have en tæt dialog med din partner om, hvordan I hele tiden kan forbedre udnyttelsen af løsningen.
I tillæg er det smart at:
- være engageret og deltage i brugerfora hos ERP-leverandøren for at få og dele erfaringer med andre brugere
- få på plads rutiner for, hvordan nye brugere onboardes, og hele tiden sørge for, at eksisterende brugere arbejder mest muligt effektivt
- foretage hyppige tjek for at sikre, at I opnår effekten af den nye løsning i overensstemmelse med de succeskriterier, der blev sat for projektet
Hvad venter du på?
Et skift af ERP-system er absolut ikke for tøsedrenge. Men med alle de muligheder, som skyen og ny teknologi kan skabe for at opnå vækst, er det på tide at springe ud i det. For nogle vil det indebære at flytte enkeltprocesser, såsom rapportering; for andre er det at flytte alle systemerne til skyen. Skyen generelt er designet og bygget til en digital og moderne arbejdsproces.
Det handler ikke længere om, hvorvidt du bør skifte til en ERP-løsning i skyen, men om hvordan du bedst muligt kommer dertil.
Med god planlægning, et åbent sind for forandringer og gode partnere er det ikke længe, før din virksomhed kan fjerne manuelle arbejdsrutiner. Få maksimalt ud af hver enkelt medarbejder ved, at de bruger tiden på det, der faktisk skaber værdi for virksomheden. Så hvad venter du på? Kontakt os i Visma Software, så planlægger vi rejsen sammen!
